Numeroase companii europene aleg să își extindă operațiunile în România, fie prin înființarea de filiale, fie prin deschiderea de noi entități juridice locale. În acest context, apare frecvent întrebarea privind posibilitatea numirii unui administrator cetățean european, care nu este rezident fiscal în România, în funcția de conducere executivă a unei societăți române.
Articolul de față oferă o analiză juridică și fiscală asupra opțiunilor disponibile pentru o astfel de implicare, în funcție de natura prezenței sale pe teritoriul României și de forma juridică aleasă pentru colaborare.
Numirea unui administrator nerezident este legal permisă în România pentru cetățenii UE, SEE sau Elveției, care nu au nevoie de aviz de muncă sau ședere, iar implicarea efectivă în activitatea societății va genera obligații legale și fiscale, în funcție de frecvența prezenței în România și de sursa remunerației. Așadar, în cele ce urmează, vom analiza opțiunile existente în acest sens.
Exercitarea funcției de administrator se poate realiza, în primul rând, prin mandat corporativ, acordat prin actul constitutiv al societății. Această formă nu presupune încheierea unui contract separat și, în practică, este de cele mai multe ori neremunerată. Este o soluție simplă, potrivită în cazul în care implicarea administratorului este limitată sau formală. Ea nu impune prezență fizică regulată în România și nici obligații fiscale sau salariale locale, dar devine inadecvată dacă administratorul urmează să se implice activ și constant în gestionarea operațiunilor curente ale entității române.
O a doua opțiune este detașarea internațională, dacă administratorul este deja angajat într-o companie dintr-un alt stat membru UE și urmează să fie trimis temporar în România pentru activități specifice. Această formă presupune păstrarea relației de muncă cu angajatorul european, obținerea documentului portabil A1 pentru menținerea contribuțiilor sociale în statul de origine, precum și notificarea autorităților române înainte de începerea activității. Detașarea este, însă, o soluție cu caracter temporar, fiind limitată la o perioadă de maximum 12 luni, cu posibilitate de prelungire până la 18 luni. De asemenea, în cazul unei prezențe fizice în România mai mari de 183 de zile într-un interval de 12 luni consecutive, sau în situația în care centrul intereselor vitale ale persoanei se mută în România, administratorul poate deveni rezident fiscal în România, cu toate obligațiile care decurg din acest statut: înregistrare fiscală, impozitare globală, obținerea unui număr de identificare fiscală.
O a treia posibilitate este angajarea directă în România, în baza unui contract individual de muncă încheiat cu societatea română. Această formă implică respectarea tuturor prevederilor din Codul Muncii român, inclusiv înregistrarea contractului în registrul electronic de evidență a salariaților, stabilirea unui program de lucru, respectarea normelor privind repausul săptămânal, concediul de odihnă, preavizul și alte elemente specifice raportului de muncă. Este o opțiune legal valabilă, care presupune o serie de costuri suplimentare cu taxele și contribuțiile aferente și poate fi mai puțin flexibilă în cazul în care se dorește o relație contractuală adaptată specificului funcției de conducere.
O altă opțiune, oarecum mai echilibrată, în situațiile în care se dorește implicarea activă, de durată și cu responsabilitate executivă reală a administratorului nerezident este încheierea unui contract de management, reglementat de Legea nr. 66/1993. Acest tip de contract oferă un cadru juridic clar, distinct de raportul de muncă, și permite o structurare flexibilă a obligațiilor, responsabilităților și remunerației, în funcție de realitățile economice și organizatorice ale companiei. Administratorul este responsabil direct față de adunarea generală a asociaților și nu este supus reglementărilor privind programul de lucru, evidența în registrul electronic de evidență a salariaților sau concediile legale. Totodată, contractul de management implică obligații fiscale în România, inclusiv obligații privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale, precum și înregistrarea fiscală a administratorului în România, indiferent de statutul său de rezidență fiscală. Aplicabilitatea exactă a contribuțiilor poate varia în funcție de tipul venitului și legislația incidentă Regimul fiscal al contractului de management trebuie evaluat în funcție de statutul de rezidență fiscală al persoanei, precum și în lumina convențiilor de evitare a dublei impuneri aplicabile.
Alegerea formei adecvate de colaborare între societatea română și un administrator nerezident trebuie făcută în funcție de nivelul de implicare, de planurile de dezvoltare ale companiei în România, de frecvența prezenței fizice pe teritoriul țării și de statutul fiscal al persoanei implicate.